『働き方改革関連法によって、勤怠管理の業務量が増えている』
『有休申請や残業管理、シフト管理の方法がバラバラでわかりにくい』
『長時間労働の原因を把握し、従業員の健康管理を行いたい』
『テレワークに対応できる勤怠管理システムに変更したい』
勤怠管理で、⇧⇧⇧このようなお悩みはありませんか？

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時間を正確に記録し、残業時間、休暇および欠勤などの申請と管理できるシステムです。勤怠管理に関わる様々な工数を削減し、業務効率化を大幅にサポートしてくれます。
紙のタイムカードやエクセル集計で勤怠管理していた事業所が、クラウド型の勤怠管理システムを導入するケースが増えています。


クラウド型の勤怠管理システム事業所は、無料トライアルやサポート体制の充実により、導入や運用後に起こりやすいミスマッチを減らしていること、また決済時の懸念になりやすいセキュリティ対応にも力をいれていることも、導入を後押しをしている要因です。
さらに外部システムと連携できる製品も増えており、給与計算システムと勤怠管理システムが異なる製品でも、データ連携が可能となる場合も増え、勤怠管理業務の課題を解決できることに繋がります。

『人員調整に伴う業務の見直しを行いたい』『上場に向けて勤怠管理システムを見直したい』など、勤怠管理システムを見直したい事業所には、クラウド型の勤怠管理システムがおすすめです。



法改正による適切な労働時間管理の義務化、コロナ禍によるテレワークの増加などによって、勤怠管理システムの必要性が高まっています。
勤怠管理システムを導入するメリットは次の通りです。

① 多様な働き方やテレワークに対応できる
勤怠管理システムを導入すれば、スマホやＰＣ（ブラウザ）から打刻ができます。テレワークによる在宅勤務や直行直帰が多い業務、運送業界や建設業界のように特定の場所で勤務しない場合でも、正確な勤怠管理が実現できます。

パートやアルバイトの方に対しても、シフト管理や異なる時給の方への勤怠管理も可能です。シフト作成から実労働管理する機能があるので、雇用形態に関わらず勤怠管理システムで一元管理することができます。フレックスタイム制、変形労働制などの様々な勤務形態にも対応する製品も多くあります。


② 労働時間を自動集計して管理者の負担を軽減する
勤怠管理システムでは始業時間、終業時間、休憩時間を含めた従業員の労働時間が自動集計されます。タイムカードの記録をエクセルに入力したり、手作業で計算式を組んだりといった作業は必要なくなります。自動集計のため人為的なミスも起こりにくいです。

有休取得などの申請時は、勤怠管理システム内のワークフロー機能によって即時に承認者に通知が届き、承認後は残日数に反映されます。さらに給与計算システムと連携すれば、給与データに勤務実績が自動反映されて便利です。

また、自動集計された労働時間データを分析することで、従業員の労働状況を可視化することができます。長時間労働が続いている従業員の業務を見直し、勤怠状況が悪い従業員をいち早く把握できます。従業員の健康を維持し、働きやすい労働環境を実現することは事業所により重要な役割です。


③ 労働基準法改正に合わせたシステムで管理できる
２０１９年の労働基準法の改正によって、残業時間は月４５時間以内、有給休暇は年に最低５日取得することが原則となりました。労働時間の把握を怠り時間外労働が超過した場合、罰則が課せられます。

勤怠管理システムではリアルタイムで勤務時間や休暇取得日が反映されるので、勤務状況の正確な把握が可能です。残業４０時間を超えそうだったり、有休日数に達していなかったりする従業員にはアラートで通知できるなど、イレギュラーで緊急度が高い業務も自動化してくれます。

クラウド型の勤怠管理システムであれば、法改正による仕様変更も無料でアップデートしてくれる製品も多くみられます。自社でシステム対応する体制を構築しなくても運用できるので、効率的な業務配分が実現できます。


④ 打刻漏れや不正打刻を減らせる
打刻忘れや二重打刻による打刻エラーや不正打刻はタイムカードの勤怠管理でよくみられる課題です。別の人が打刻したり、打刻漏れをして事後申請で勤務時間をごまかす、といった不正打刻も容易に行うことできました。

勤怠管理システムを利用すれば、ＰＣやスマホ、ＩＣカードから打刻でき本人以外の打刻は行えません。製品によっては、指紋や静脈で生体認証を行えるセキュリティが高い打刻方法もあります。

打刻忘れや二重打刻といった打刻エラー課題に関しても、アラート機能を設定しておくことで即日に従業員に連絡を行い、修正申請や適切な対応をしてもらうことが可能になります。また外出先や自宅で打刻する場合、スマホのＧＰＳ機能で打刻場所の確認が可能です。勤務場所にいないのに打刻するといった不正打刻も減らせることができます。


勤怠管理システムは多くの従業員が毎日利用します。自身の利用を考えるだけでなく、あらゆる従業員の職場環境や勤務ルールも把握しながら選定をしてください。

『打刻機能が使いにくく、打刻エラーが続出している』『アラート機能が複雑でわかりづらい』『月額のシステム利用費用が見合わない』という声も少なくありません。

正しい理解とサービスを比較して、自社の課題を効率化してくれるサービスを選ぶことが重要です。




勤怠管理システムは多様な打刻機能や労働時間の集計をするだけではありません。休暇手続きや申請フローの効率化、残業超過を知らせる機能など、勤怠管理に関わる様々な業務を効率化してくれます。

ただし、製品によって使用できる機能は異なりますので、まずは自社の人事課題や他部門からの要望、意見をとりまとめてください。製品を選ぶ上での重要な判断材料の一つになります。


① ＩＴ導入補助金
中小企業、小規模事業者の方は、ＩＴ導入補助金を利用すれば導入しやすい条件がさらに整うかもしれません。
【参照】： 事業概要 | ＩＴ導入補助金２０２２

② 業務改善助成金
生産性向上等に資する設備投資等（かかった費用に助成率３／４を乗じて算出した額を助成）のほか、業務改善計画に計上された「関連する経費」も助成対象となります。
【参照】： 業務改善助成金

③ 働き方改革推進支援助成金
生産性を高めながら労働時間の縮減等に取り組む中小企業・小規模事業者や、傘下企業を支援する事業主団体に対して助成するものであり、中小企業における労働時間の設定の改善の促進を目的としています。
【参照】： 働き方改革推進支援助成金

注意点としましては、『購入（導入）の前には計画書の提出が必要』また、『交付申請の期限』などがありますので、購入（導入）を検討する際には確認してみてください。


今回、ＤＸ勤怠管理システムのメリット、導入などの情報発信をさせていただきました。こちらの情報のみでは、中々ご理解の上、導入への検討をいただくことがイメージつきにくいと思います。

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