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【京都の社労士コラム】年金事務所による調査の対象となった際の対応ポイントとは？？？

2023年07月13日

A（エース）社会保険労務士法人の足立徳仁です。
　このコラムでは、人事・労務に関する様々なＱ＆Ａや法改正情報、助成金・補助金などの新着ニュースをお届けしてまいります。

　本日は、年金事務所から調査実施の通知書面が届いた際に、どの様な対応を行うべきかについてのご案内です。
　
　一般的な年金事務所の調査では、従業員全員分の労働契約書（労働者名簿）・出勤簿・賃金台帳・源泉徴収税の領収書などの通知書面に記載されている確認資料を年金事務所へ持参するよう求められます。

　従業員が数十名ともなると、調査に要する時間は３０分から最長２時間程度かかり、内容の確認が行われます。あまり整理されていない資料の内容についてもポイントを押さえて確認され、不備などがあればしっかりと指摘されることになります。

　年金事務所による調査の目的は、会社が社会保険の手続きを正しく行っているかを確認し、間違いがあれば改めるよう指導することにあります。日頃から正しく手続きを行っていれば何の心配もございません。年金事務所の調査の内容、またポイントについてご説明いたします。

年金事務所による調査はいつ行われるのか？

【総合調査】
・社会保険の全適用事業所を対象として抜き打ちで行われる調査。およそ３
　～４年に１回くらい実施。

【算定基礎届提出時調査】
・総合調査を算定基礎届の提出時に行うもの。全事業所を対象としておよそ
　３～４年に１回くらい実施。

【いわゆる申告時調査】
・関係者から申告があり、調査の必要があると認めたときに実施。

年金事務所による調査に応じない場合は？

　悪質とされる場合には、健康保険法第２０８条および厚生年金保険法第１０２条により、事業主（法人・社長）を６か月以下の懲役または５０万円以下の罰金に処する場合があるとされています。　

年金事務所が調査する際、よく調べられるポイントは？

　年金事務所の調査では、以下の内容（資格の取得喪失や保険料などに関わる点）について資料を突き合わせ、重点的に調べられます。

【資格取得（喪失）手続きが適切なタイミングで行われているか、手続きに漏れはないか】

（例）
・入社日から資格取得手続きが行われているか
・試用期間中は未加入となっていないか
・常勤のパート、アルバイトを社会保険に加入させているか
・退職した従業員の資格喪失を忘れていないか
・そもそも加入していない常勤の従業員はいないか

※ 社会保険適用拡大について
　２０２２年１０月から、パート・アルバイトなど短時間労働者として働く従業員の健康保険・厚生年金保険（社会保険）への加入義務が拡大されました。現在、厚生年金保険の被保険者数１０１人以上の企業です。

【従業員数のカウント方法】

【以下の条件全てを満たす短時間労働者】
・１週間の所定労働時間が２０時間以上
・月額賃金が８８，０００円以上
・継続して２か月を超える雇用の見込み
・学生ではない

【標準報酬月額が報酬に合わせて正しく改定されているか、手続きに漏れはないか】

（例）
・大幅に昇給した後、報酬月額変更届が提出されているか
・算定基礎届の提出時に残業代や交通費を計上しているか
・そもそも賃金台帳に書かれた報酬額と届け出られた額が一致しているか

【賞与に関する届け出を行っているか、手続きに漏れはないか】

（例）
・臨時に支払った賞与に関する賞与支払届は提出されているか
・賞与支払月の変更はないか

【社会保険料は適切に控除されているか、漏れはないか】

（例）
・他の会社でも勤務する（二以上勤務）従業員の社会保険料の控除が行わ
　れているか
・賞与から社会保険料の控除が行われているか

【事業所の名称、所在地、連絡先などに変更はないか】

調査で指導を受けた場合、会社が必要となる対応は？

　年金事務所による調査の結果、会社が手続きの漏れや間違いを指摘された場合、正しい状態に補正する手続きを行うことになります。その場合、保険料の納付額が一時的に大きくなってしまうこともあります。

【被保険者の資格取得が行われていない常勤パートがいた。】
・最高２年まで遡って資格取得の手続きを行わなければなりません。また、
　２年分の社会保険料の控除および納付をどうするのかという問題が生じま
　す。

【他社で社会保険に加入していたため、資格取得を行わないでいた役員がいた。】
・最高２年まで遡って資格取得の手続きを行わなければなりません。また、
　２か所以上勤務（二以上勤務）の届け出を行い、保険料も通知された額を
　控除する必要があります。

【臨時に支払った賞与に関する賞与支払届が提出されていなかった。】
・賞与支払届の提出を行うとともに、社会保険料の控除および納付を行わな
　ければなりません。

【昇給した従業員の報酬月額変更届が提出されていなかった。】
・昇給月から４か月目に遡り、報酬月額変更届の提出を行わなければなりま
　せん。その期間以降の社会保険料の差額の控除および納付を行う必要があ
　ります。　

まとめ

　年金事務所から調査の通知が届いたとしても、適正に社会保険の手続きを行っていれば慌てる必要はありません。調査のお知らせが届いた時に、その通知を無視や放置したり、調査に対して虚偽の書類を提出してしまったりすると、悪質と判断され処罰の対象となる可能性があります。

　万が一社会保険の手続き漏れを指摘された場合は、年金事務所からの指示に対して真摯に対応することを心がけましょう。Ａ社会保険労務士法人では資料などの事前確認を行い、調査の立会いをさせていただき対応いたします。

　また、そのような事態が起こらないようにするためにも、近年進化の著しいクラウド型の労務管理システムを有効に活用する等して、日頃から手続き漏れが発生しない仕組みを構築することが重要と考えられますので、こちらの支援につきましてもお手伝いさせていただきます。

Ａ社会保険労務士法人では、法改正に対応した労務相談や就業規則の作成・改定、労使協定の締結、各種助成金の申請支援などを行っています。
また、勤怠・労務管理のＤＸ化、Web給与明細や社会保険・労働保険手続き、給与計算など様々なサービスを提供していますのでお気軽にご相談ください。

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